生産管理システムが現場で使われない理由｜定着を左右する画面の作り方
生産管理システムを導入したのに、現場では結局これまでどおりエクセルや紙の指示書が使われている。そんな話は珍しくありません。
機能が足りないわけでも、現場のやる気がないわけでもないことがほとんどです。多くの場合、原因は毎日触る画面にあります。この記事では、システムが使われなくなるときに何が起きているのかを整理したうえで、定着する画面の条件と、導入前に決めておくことをまとめます。
- システムが使われなくなるときに起きていること
- 原因は機能ではなく画面にある
- 定着する画面の4つの条件
- 導入の前に決めておくこと
- 作ったあとに自分たちで直せる形にする
システムが使われなくなるときに起きていること
導入直後はみんなが入力していたのに、数か月で止まってしまう。この流れには、だいたい決まったパターンがあります。
入力の手間が増えただけになる
いちばん多いのがこれです。これまで口頭やホワイトボードで済んでいたことを、パソコンの前に行って、ログインして、いくつもの項目を埋めて登録する。現場から見ると、仕事が増えたとしか感じられません。
システムを入れる目的は、情報を集めて全体を見えるようにすることです。しかし情報を入れる人にとっての利点が何もないと、入力は後回しになります。
入力されないので、データが信用できなくなる
入力が遅れたり抜けたりすると、画面に出ている進捗が実態とずれます。そうなると、管理する側も画面を見なくなり、結局は現場に電話で聞くようになります。
データが信用できなくなった時点で、システムは見られなくなります。 そして見られなくなると、入力する理由はさらになくなります。
エクセルや紙と二重管理になる
正確な情報はこれまでどおりエクセルにあり、システムには後からまとめて入力する。この状態になると、手間は導入前より増えています。
二重管理は一時的なものとして始まりますが、片方をやめる決断をしない限り、そのまま固定されます。
一部の人しか使わない
パソコン操作に慣れた人だけが使い、他の人はその人に頼む。特定の担当者がいない日は運用が止まります。全員が使う前提で作られていないシステムは、この形になりやすいです。
原因は機能ではなく画面にある
使われなくなったシステムを見直すとき、「機能が足りないのでは」と考えてしまいがちですが、多くの場合は逆です。
機能を足すほど画面は使いにくくなる
要望を集めて機能を追加していくと、画面のボタンや入力項目が増えます。項目が増えると、どれを埋めればよいのか分からなくなり、入力に時間がかかります。
検討の段階では機能の一覧を見て判断することが多いため、機能が多いほうが良く見えます。しかし毎日使う人にとっては、使う機能は数個です。残りは画面を複雑にしているだけということも起こります。
管理する側の都合で画面が決まっている
集計しやすいように項目を細かく分ける、後から分析したいので入力を必須にする。管理する側の要望は、そのまま現場の入力の手間になります。
集計のための項目を増やすときは、それを誰がいつ入力するのかを合わせて考える必要があります。入力する人が決まっていない項目は、空欄のまま残ります。
現場が使う場所を想定していない
工場や倉庫では、パソコンの前に座っている時間のほうが短いことがあります。手が汚れている、立ったまま操作する、事務所まで戻らないと入力できない、といった条件は、画面の作り方を大きく変えます。
タブレットやスマートフォンで使うなら、文字やボタンは大きく、入力は選ぶだけで済む形にします。事務所のパソコンで使う前提の画面をそのまま小さい端末に映しても、現場では使えません。
現場の言葉になっていない
画面に出てくる言葉が、その会社で普段使っている呼び方と違うと、操作のたびに読み替えが必要になります。「案件」「オーダー」「ジョブ」のどれで呼んでいるか、工程の名前は何か。こうした言葉の違いは小さく見えますが、慣れるまでの負担になります。
定着する画面の4つの条件
現場に残るシステムの画面には、共通する特徴があります。
1. 開いてすぐ、次にやることが分かる
ログインして最初に出る画面で、自分が今日やること、遅れているもの、確認が必要なものが分かる状態にします。
メニューから探して、条件を指定して、検索してようやく目的の情報にたどり着く作りだと、それだけで使われなくなります。探す操作をなくすことが、いちばん効く改善です。
2. 入力は選ぶだけで終わらせる
文字を打つ操作は、現場ではできるだけ減らします。取引先、品名、工程、担当者のように、選択肢が決まっているものはすべて選ぶ形にします。
前回の内容をコピーして一部だけ変える、よく使う組み合わせを登録しておく、といった仕組みも効果があります。入力に必要な時間が1分を超えると、まとめて後でやろうという判断になりやすくなります。
3. 全員が同じ画面で困らない
パソコンに慣れていない人でも使えるかどうかが、全員利用の分かれ目です。判断の目安は、操作を教えるのに何分かかるかです。説明書を読まないと分からない画面は、日常的には使われません。
ボタンの位置や言葉をそろえる、確認の画面を減らす、押せない状態のボタンはその理由を出す。こうした積み重ねで、教える時間は短くなります。
4. 間違えてもすぐ直せる
入力を間違えたときに、自分で直せない、あるいは直し方が分からないと、入力そのものが怖くなります。
取り消しや修正ができること、誰がいつ変更したかが残ること。この2つがあると、現場は安心して入力できます。修正できないシステムほど、入力が慎重になって遅くなります。
導入の前に決めておくこと
画面の使いやすさは、作り始める前の決め方で大きく変わります。
最初に載せる業務を1つに絞る
受注、工程の進捗、在庫、原価、品質、勤怠。すべてを一度に載せようとすると、画面が増え、導入も長くなります。
まずは、いちばん困っている業務を1つ選びます。受注情報が共有されていないなら受注登録から、進捗が見えないなら工程の管理から始めます。1つの業務が回り始めてから次を足すほうが、現場も覚えやすくなります。
使う人を全員分書き出す
事務、現場の作業者、工程を組む人、経営者。それぞれ見たい情報も、入力する内容も違います。
使う人ごとに「その人が毎日見る画面」と「その人が入力する項目」を書き出しておくと、画面の優先順位がはっきりします。ここを飛ばすと、管理する側の画面だけが充実したシステムになります。
運用のルールを先に決める
いつ入力するか、誰が入力するか、入力が漏れたときにどうするか。これはシステムではなく運用の話ですが、決めておかないと定着しません。
とくに、これまでのエクセルや紙をいつやめるかを最初に決めておくことが大事です。並行期間を決めずに始めると、二重管理がそのまま続きます。
現場の人に、作る途中で触ってもらう
完成してから見せるのでは、直す余地がほとんど残っていません。画面の案の段階で、実際に使う人に触ってもらい、操作してみて迷うところを聞きます。
操作の様子を横で見ていると、言葉で聞くだけでは出てこない問題が見つかります。どこで手が止まったか、どのボタンを探したか。このやり取りを何度か挟んだシステムは、導入後の直しが少なくなります。
作ったあとに自分たちで直せる形にする
システムは、作って終わりではありません。扱う品目が変わる、工程が増える、担当者が変わる。運用が始まると必ず変更が出ます。
そのとき、毎回開発会社に依頼しないと直せない状態だと、変更は後回しになります。取引先や品名、工程名、担当者といったマスタ情報は、自社の画面から追加・修正できるようにしておきます。
弊社で開発した長谷川精密板金様の生産管理システムでも、受注登録から工程ボード、カレンダー、不良品の記録、従業員の力量管理までを1つにまとめたうえで、現場が自分たちで運用を続けられるシンプルさを基準にしました。機能を増やすことよりも、全員が毎日使えることを優先しています。
まとめ
- システムが使われなくなるのは、入力の手間が増える → データが信用できなくなる → 二重管理になる、という流れをたどる
- 原因は機能の不足ではなく、管理する側の都合で決まった画面であることが多い
- 定着する画面は、開いてすぐ次にやることが分かり、入力は選ぶだけで、全員が使えて、間違えても直せる
- 導入前に、最初に載せる業務を1つに絞り、使う人を全員分書き出し、運用のルールと紙やエクセルをやめる時期を決めておく
- マスタ情報は自社で直せる形にしておくと、運用の変化に追いつける
京都市南区の株式会社HSEでは、UIデザインから業務システムの開発までを一貫して行っています。現場が毎日使えるかどうかを基準に画面を設計するため、導入したが使われない、という状態を避けられます。今あるシステムが使われていない場合の見直しからもご相談いただけます。ご相談はお問い合わせからご連絡ください。